Vem som är personuppgiftsansvarig och vem som är personuppgiftsbiträde
På FlexiFlow behandlar vi personuppgifter i två olika roller. Det är viktigt att skilja på dem:
| Roll | Vilka uppgifter | Vem som bestämmer vad de används till |
|---|---|---|
| Personuppgiftsansvarig (responsable del tratamiento) | Ditt konto, din inloggning, dina betalningar, användningen av webbplatsen och supporten | [INNEHAVARENS NAMN — PENDIENTE] |
| Personuppgiftsbiträde (encargado del tratamiento) | Det du (eller din byrå) sparar för din verksamhet: fakturor, kunder, leverantörer, utgifter, banktransaktioner, dokument | Du, eller din byrå: ni är ansvariga för de uppgifterna och vi behandlar dem bara på ert uppdrag |
Personuppgiftsansvarig (och personuppgiftsbiträde, i förekommande fall): [INNEHAVARENS NAMN — PENDIENTE], NIF [INNEHAVARENS NIF — PENDIENTE] (spanskt skatte-ID). Adress: [ADRESS — PENDIENTE]. Kontakt för integritetsfrågor: [E-POST FÖR INTEGRITETSFRÅGOR — PENDIENTE]. Innehavaren är en autónomo (egenföretagare, fysisk person). Vi har inte utsett något dataskyddsombud.
Min ekonomi (privatekonomi eller hushållets ekonomi) är en funktion för personligt bruk: det du registrerar där använder du själv. För de uppgifterna agerar vi som ansvarig för plattformen, och du bestämmer vad du lägger in.
Vilka uppgifter vi behandlar, varför och på vilken grund
”Rättslig grund” (base jurídica) är skälet som enligt artikel 6 i GDPR gör behandlingen tillåten.
| Ändamål | Uppgifter | Rättslig grund | Hur länge |
|---|---|---|---|
| Skapa och sköta ditt konto och din inloggning | Namn, e-post, företag och NIF om du anger det, lösenord (sparat krypterat på ett oåterkalleligt sätt), roll i teamet | Fullgörande av avtal (art. 6.1.b) | Så länge du har kontot |
| Tillhandahålla den tjänst du har tecknat | Uppgifterna i kontot och i de moduler du använder | Fullgörande av avtal (art. 6.1.b) | Så länge du har kontot |
| Ta betalt för prenumerationer och påfyllningar | Plan, belopp, kund-ID hos Stripe; vi sparar inte ditt kortnummer | Fullgörande av avtal (art. 6.1.b) och rättslig förpliktelse (art. 6.1.c) | De frister som redovisnings- och skattereglerna kräver |
| E-post från tjänsten: verifiera e-postadressen, återställa lösenordet, säkerhetsmeddelanden, kvitton | E-post, namn, meddelandets innehåll | Fullgörande av avtal (art. 6.1.b) | Loggen över utgående e-post sparas i 365 dagar |
| Säkerhet och förebyggande av missbruk | Sessioner (datum, IP och webbläsare), misslyckade inloggningsförsök, logg över känsliga åtgärder | Berättigat intresse av att skydda tjänsten (art. 6.1.f) | Sessionen går ut efter 14 dagar; resten sparas så kort tid som nödvändigt |
| Kunna visa vilka juridiska texter du godkände | Version, datum, kanal och avkortad IP | Berättigat intresse av att styrka godkännandet (art. 6.1.f) | Så länge du har kontot |
| Besvara dina frågor (hjälp och kontakt) | E-post, ämne och meddelande | Berättigat intresse / åtgärder före avtal (art. 6.1.f / 6.1.b) | Den tid som behövs för att lösa dem |
| Väntelista och meddelanden om lansering | E-post, språk, intresse | Samtycke (art. 6.1.a), som du kan återkalla | Tills du återkallar det eller syftet är uppnått |
| Kommersiella meddelanden | — | Bara med ditt uttryckliga samtycke (rutan är inte förikryssad). I dag skickar vi inga kommersiella meddelanden till kontona | — |
| Uppgifter om din verksamhet (fakturor, kunder, utgifter, banker, dokument) | De du lägger in eller som din byrå laddar upp, inklusive uppgifter om tredje part | Behandling på uppdrag: vi följer dina instruktioner (artikel 28 i GDPR). Du är personuppgiftsansvarig | Så länge du har kontot; därefter, se ”Vad som händer när du raderar kontot” |
Vi använder inte dina uppgifter för automatiserade beslut med rättsliga följder för dig. Vi säljer inte dina uppgifter.
Fakturaläsning med artificiell intelligens (frivillig)
Fakturaläsaren (”Utgifter med AI”) försöker först läsa fakturan med sitt eget program på vår server. Bara om kunden har aktiverat alternativet ”Tillåt AI” och fakturan inte kan tolkas kan ett andra försök skickas till en extern leverantör av artificiell intelligens.
- Vad som skickas: bilder av fakturans sidor, som kan innehålla namn, NIF, adresser och belopp.
- Vem som tar emot dem: den leverantör som anges i Underbiträden (i dag Anthropic, i USA).
- Hur det aktiveras: du behöver inte aktivera det för att använda tjänsten. Det slås på och av kund för kund i läsaren. Om du inte aktiverar det lämnar dina fakturor inte vår server för det här ändamålet.
- Vem som bestämmer: den byrå eller det företag som aktiverar ”Tillåt AI” är den som måste ta hänsyn till det gentemot sina kunder.
- Vad som registreras: varje överföring loggas med antalet tokens som använts.
Vem vi lämnar ut dina uppgifter till
- Underbiträden som hjälper oss att tillhandahålla tjänsten (hosting, betalningar, e-post, säkerhetskopior och, om det aktiveras, artificiell intelligens): hela listan finns i Underbiträden.
- Din byrå, om du har kopplat den genom att acceptera dess inbjudan. Den kan se det du delar med den; du kan avsluta kopplingen när du vill.
- Myndigheter, när en lag tvingar oss.
Vi lämnar inte ut dina uppgifter till andra företag för deras egna ändamål.
Överföringar till tredje land
Merparten av uppgifterna stannar i Europeiska unionen (vår server). Följande kan lämna EU:
- Läsning med AI (frivillig, bara om du aktiverar den): USA. Skydd:.
- Betalningar med Stripe: Stripe kan behandla uppgifter från länder utanför EU med de skydd som Stripe anger i sina villkor.
Hur länge vi sparar uppgifterna
- Session: 14 dagar eller tills du loggar ut.
- Systemmeddelanden via e-post (utkorg): 365 dagar.
- Sidbilder från läsaren: raderas efter 90 dagar och skapas på nytt när fakturan öppnas.
- Originaldokument och verksamhetsuppgifter: så länge du har kontot.
- Säkerhetskopior: förnyas i en roterande ordning; en raderad uppgift kan finnas kvar i krypterade kopior under rotationscykeln.
Vad som händer när du raderar kontot
Du kan begära radering under ”Mitt konto”. Det har en respitperiod på 14 dagar då du kan ångra dig. Efter den tiden raderas dina användare, sessioner, kunder, utgifter, inställningar och övriga uppgifter. Vi sparar utfärdade fakturor och tillhörande register, betalningsbevis och beviset på raderingen så länge lagen kräver det, spärrade för andra användningar.
Dina rättigheter och hur du utövar dem
Du kan begära tillgång, rättelse, radering, invändning, begränsning av behandlingen och dataportabilitet för dina uppgifter, och återkalla ett samtycke du har lämnat (artiklarna 15–22 i GDPR).
- Själv, i appen: under ”Mitt konto” kan du exportera dina uppgifter och begära radering av kontot.
- Per e-post: skriv till [E-POST FÖR INTEGRITETSFRÅGOR — PENDIENTE] och ange vilken rättighet du vill utöva. Vi kan be dig styrka vem du är.
- Frist: vi svarar inom högst en månad; om begäran är komplex eller om det är många kan fristen förlängas med ytterligare två månader, och då berättar vi det för dig.
- Om dina uppgifter behandlas av din byrå eller ditt företag (till exempel om du är kund hos en byrå), vänd dig till den, som är ansvarig; vi hjälper den att hantera begäran.
Klagomål: om du anser att vi inte har behandlat dina uppgifter korrekt kan du lämna in ett klagomål till den spanska dataskyddsmyndigheten, Agencia Española de Protección de Datos (AEPD): www.aepd.es.
Säkerhet
Vi tillämpar rimliga tekniska och organisatoriska åtgärder: krypterad anslutning (HTTPS), lösenord sparade med hashfunktion och salt, behörighetsstyrning med roller, åtskillnad mellan varje kontos uppgifter, begränsning av inloggningsförsök och krypterade säkerhetskopior. Detaljerna finns i säkerhetsbilagan till Personuppgiftsbiträdesavtalet. Inget system är ofelbart: om en säkerhetsincident som rör dig skulle inträffa meddelar vi dig så som lagen kräver.
Minderåriga
Tjänsten är avsedd för myndiga personer och för deras yrkesverksamhet.
Ändringar i denna policy
Varje version har nummer och datum. Om en ändring är viktig meddelar vi dig i appen och ber dig granska den. Du kan se vad du har godkänt under ”Mitt konto → Juridiska dokument”.